1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną (art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców), posługująca się marką TwojeSystemy (w materiałach organizacyjnych występuje również nazwa Nortia) - Damian Nowiński, adres do korespondencji: Poleska 76C, 42-218 Częstochowa („Administrator”). Administrator nie jest wpisany do CEIDG ani KRS i nie posiada numerów NIP ani REGON nadanych w związku z działalnością gospodarczą.
Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: kontakt@twojesystemy.com.
2. Czego dotyczy ta polityka
Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową TwojeSystemy oraz osób kontaktujących się z Administratorem w sprawie usług takich jak modernizacja stron i systemów, automatyzacja e-commerce, narzędzia wewnętrzne oraz konsulting technologiczny.
Serwis ma charakter informacyjno-marketingowy i służy do przedstawienia oferty oraz rozpoczęcia kontaktu. Usługi są omawiane indywidualnie, w szczególności przez formularz kontaktowy lub e-mail. Serwis nie udostępnia kont użytkowników, płatności online, panelu klienta ani samoobsługowego składania zamówień.
3. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu kontaktu Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:
- Dane przekazane w formularzu kontaktowym: imię lub nazwa osoby kontaktującej się, adres e-mail, opcjonalnie nazwa firmy oraz treść wiadomości.
- Dane przekazane w korespondencji e-mail: adres e-mail, imię i nazwisko, nazwa firmy lub organizacji, stanowisko, numer telefonu, treść wiadomości, załączniki oraz inne dane dobrowolnie przekazane w toku korespondencji.
- Dane związane z potencjalną lub trwającą współpracą: dane osób kontaktowych po stronie klienta lub organizacji, informacje potrzebne do przygotowania odpowiedzi, wyceny, ustalenia zakresu prac, zawarcia lub wykonania umowy oraz prowadzenia bieżącej komunikacji.
- Techniczne dane związane z korzystaniem ze strony: podstawowe informacje techniczne, które mogą być zapisywane w logach serwera przez dostawcę hostingu lub infrastrukturę strony, takie jak adres IP, data i godzina zapytania, adres odwiedzonej podstrony, informacje o przeglądarce, urządzeniu i systemie operacyjnym, kod odpowiedzi serwera oraz adres strony odsyłającej, jeżeli został przekazany przez przeglądarkę.
Administrator nie prosi o przekazywanie w formularzu kontaktowym danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, biometryczne lub inne informacje wrażliwe. Jeżeli nie są one konieczne do obsługi zapytania, nie należy ich podawać.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Zakres danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Obsługa zapytania przesłanego przez formularz kontaktowy lub e-mail, w tym udzielenie odpowiedzi i prowadzenie dalszej korespondencji | Dane kontaktowe, treść wiadomości, dane firmy lub organizacji, inne informacje przekazane przez osobę kontaktującą się | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań; jeżeli kontakt zmierza bezpośrednio do zawarcia umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Przygotowanie propozycji współpracy, wyceny, zakresu prac lub konsultacji technologicznej | Dane kontaktowe, dane organizacji, informacje o potrzebach biznesowych lub technicznych przekazane przez osobę kontaktującą się | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - podjęcie działań przed zawarciem umowy lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na przygotowaniu odpowiedzi biznesowej |
| Zawarcie i wykonanie umowy o usługi indywidualne, jeżeli dojdzie do współpracy | Dane kontaktowe osób reprezentujących klienta lub osób wyznaczonych do kontaktu, dane niezbędne do realizacji współpracy | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora i klienta polegający na utrzymaniu kontaktu roboczego z osobami działającymi w imieniu organizacji |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane z korespondencji, dane dotyczące współpracy, informacje niezbędne do wykazania przebiegu kontaktu lub realizacji usług | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw i dochodzeniu roszczeń |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony, diagnozowanie błędów oraz przeciwdziałanie nadużyciom | Techniczne dane serwerowe, w szczególności dane z logów serwera | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu bezpiecznego i stabilnego serwisu |
| Wypełnienie obowiązków prawnych, jeżeli powstaną w związku ze współpracą | Dane wymagane przez przepisy, np. dane potrzebne do dokumentacji księgowej lub podatkowej | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny ciążący na Administratorze |
Jeżeli w konkretnym przypadku Administrator będzie chciał przetwarzać dane na podstawie zgody, poprosi o nią osobno i poinformuje o celu takiego przetwarzania. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem; podstawą takiego przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
5. Formularz kontaktowy i kontakt e-mail
Formularz kontaktowy służy do rozpoczęcia kontaktu z Administratorem. Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale brak danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić wysłanie zapytania lub udzielenie odpowiedzi.
Dane przesłane przez formularz lub e-mail są przetwarzane w celu odpowiedzi na wiadomość, doprecyzowania potrzeb, przedstawienia informacji o usługach, a jeżeli rozmowa będzie kontynuowana - także w celu przygotowania do zawarcia lub wykonania współpracy.
Nie należy przesyłać przez formularz informacji, które nie są potrzebne do opisania zapytania.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie wtedy, gdy jest to uzasadnione celem przetwarzania albo wymagane przepisami prawa. Odbiorcami danych mogą być w szczególności następujące kategorie podmiotów:
- dostawcy hostingu, infrastruktury IT, poczty elektronicznej, narzędzi do obsługi strony lub bezpieczeństwa (w tym Google Workspace);
- dostawcy usług administracyjnych, księgowych, prawnych lub doradczych, jeżeli są zaangażowani w obsługę działalności Administratora;
- współpracownicy lub podwykonawcy Administratora, jeżeli ich udział jest potrzebny do przygotowania odpowiedzi, wyceny lub realizacji uzgodnionej współpracy;
- organy publiczne lub inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.
Administrator powinien zawierać z podmiotami przetwarzającymi dane odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli wymagają tego przepisy.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator korzysta z usługi Google Workspace (dostawca: Google Ireland Limited oraz inne podmioty z grupy Google, w tym Google LLC) do obsługi poczty elektronicznej oraz narzędzi biurowych i organizacyjnych. W związku z tym dane osobowe zawarte w korespondencji e-mail, w szczególności kierowanej na adres kontakt@twojesystemy.com, mogą być przetwarzane na serwerach Google i przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.
Przekazywanie danych poza EOG odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO. Google przystąpił do programu EU-U.S. Data Privacy Framework, objętego decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), a w zakresie nieobjętym tą decyzją stosuje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 RODO), zawarte w warunkach przetwarzania danych Google (Cloud Data Processing Addendum).
Poza powyższym przypadkiem Administrator nie przekazuje danych poza EOG jako odrębnego celu przetwarzania. Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży kolejne narzędzia wiążące się z takim przekazaniem, zaktualizuje tę sekcję oraz zapewni zgodne z RODO podstawy transferu.
8. Okres przechowywania danych
Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony ochroną praw Administratora. W szczególności:
- dane z pojedynczego zapytania kontaktowego mogą być przechowywane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji;
- jeżeli kontakt przerodzi się w rozmowy o współpracy, dane mogą być przechowywane przez czas prowadzenia tych rozmów oraz przez okres potrzebny do wykazania ich przebiegu;
- dane związane z zawartą umową mogą być przechowywane przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń lub okres wymagany przez przepisy księgowe i podatkowe;
- dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
- techniczne logi serwera mogą być przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji hostingu i potrzeb bezpieczeństwa, diagnostyki oraz ochrony przed nadużyciami.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane do zakresu wymaganego przepisami prawa lub obroną przed roszczeniami.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa przewidziane w RODO, w tym:
- prawo dostępu do danych;
- prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
- prawo do usunięcia danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania;
- prawo do przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
- prawo do wycofania zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@twojesystemy.com. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne dla ochrony danych.
10. Skarga do Prezesa UODO
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne informacje kontaktowe są dostępne na stronie: https://uodo.gov.pl/.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w formularzu kontaktowym lub wiadomości e-mail jest dobrowolne. Podanie danych kontaktowych jest jednak potrzebne, aby Administrator mógł odpowiedzieć na zapytanie, doprecyzować potrzeby, przygotować propozycję współpracy lub prowadzić dalszą komunikację.
Jeżeli dane są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy, ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub realizację współpracy.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę, której dane dotyczą. Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników strony na potrzeby reklamy behawioralnej ani automatycznej oceny cech osobowych.
13. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyk związanych z ich przetwarzaniem. Mogą one obejmować w szczególności kontrolę dostępu do poczty i narzędzi roboczych, zabezpieczenia kont, korzystanie z usług zaufanych dostawców, szyfrowane połączenie ze stroną, ograniczanie dostępu do danych osobom, które potrzebują go do realizacji określonych zadań, oraz bieżące reagowanie na incydenty bezpieczeństwa.
Żadna metoda transmisji danych przez Internet ani przechowywania danych nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa, dlatego nie należy przekazywać przez formularz informacji nadmiarowych lub szczególnie wrażliwych.
15. Linki do innych stron
Serwis może zawierać linki prowadzące do zewnętrznych stron internetowych lub profili. Administrator nie odpowiada za zasady prywatności stosowane przez zewnętrzne serwisy. Po przejściu na inną stronę warto zapoznać się z jej polityką prywatności.
16. Zmiany polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany sposobu działania serwisu, zakresu usług, dostawców technicznych, narzędzi cookies lub obowiązujących przepisów. Aktualna wersja dokumentu powinna być publikowana w serwisie TwojeSystemy.
Data ostatniej aktualizacji: 24.06.2026